WhatsApp-Vorlagen verwalten und Variablen zuordnen

Genehmigte Vorlagen direkt im CRM verwalten

Bearbeiten und Löschen betreffen den lokalen CRM-Katalog. Dabei werden keine Vorlagen bei Meta angelegt, geändert oder gelöscht. Ein optionaler Make-Abgleich überschreibt manuelle Inhalte nicht und legt im CRM gelöschte Vorlagen nicht ungefragt erneut an.

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   Öffne „Automatisierung → WhatsApp-Vorlagen“ und wähle „Vorlage anlegen“.

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   Übernimm den technischen Namen, die Sprache, Kategorie und genehmigten Texte exakt aus Meta.

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   Ergänze deinen CRM-Anzeigenamen und ordne die Platzhalter passend zum Verwendungskontext zu.

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   Bestätige die vorhandene Freigabe und speichere die Vorlage.

Voraussetzungen für den Versand

Die eigene Make-Verbindung unter „Automatisierung → Einstellungen“ muss eingerichtet sein. Make benötigt Zugriff auf das betreffende WhatsApp-Business-Konto. Du musst dich nicht zusätzlich mit diesem Konto im CRM anmelden. Die Vorlagenfreigabe findet beim Anbieter statt.

Vorlagen manuell aus Make übertragen

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   Prüfe im Make-Szenario „Terminslot Automatisierung – WhatsApp Vorlagen synchronisieren“ den hinterlegten Vorlagenstand und pflege neue oder geänderte Vorlagen dort ein.

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   Starte das Szenario einmal manuell mit „Run once“ und prüfe die Ausführung in Make.

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   Öffne „Automatisierung → WhatsApp-Vorlagen“ im CRM neu.

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   Prüfe, ob die erwarteten Vorlagen mit der richtigen Sprache und dem richtigen Status erscheinen.

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Freigabe und Zuordnung unterscheiden

„Freigegeben“ ist die deutsche Anzeige des Anbieterstatus APPROVED und wird grün dargestellt. Das bedeutet noch nicht, dass die Vorlage im CRM vollständig vorbereitet ist. „Zugeordnet“ zeigt grün, dass die nötigen Platzhalter für den gewählten Verwendungskontext gefüllt sind. Eine fehlende Zuordnung wird orange hervorgehoben.

Die WhatsApp-Freischaltung setzt eine funktionierende Verbindung und mindestens eine nutzbare Vorlage voraus. Eine nicht freigegebene oder unvollständige Vorlage darf nicht für den gewünschten Ablauf verwendet werden.

Einen verständlichen CRM-Namen vergeben

Im Automatisierungseditor erscheint dein CRM-Anzeigename. Lässt du ihn leer, wird der Name aus Make verwendet. Du änderst damit weder den technischen Vorlagennamen noch den beim Anbieter freigegebenen Nachrichtentext.

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   Öffne die betreffende Vorlage.

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   Trage deinen gewünschten Anzeigenamen ein, zum Beispiel „Deine Terminbestätigung“.

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   Speichere die Änderung.

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Systemvariablen oder freien Text verwenden

Die Nummer eines WhatsApp-Platzhalters sagt nichts über seine Bedeutung aus. Vergleiche immer den Text der Vorlage: {{1}} kann eine Anrede, aber auch eine Uhrzeit sein. Termin-, Lead- und Kundenabläufe stellen unterschiedliche Variablen bereit.

Freier Text ersetzt nur den Wert eines vorhandenen Platzhalters. Er verändert nicht den fest freigegebenen Teil der WhatsApp-Vorlage.

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   Wähle, ob die Vorlage für einen Termin, einen Lead oder einen Kunden verwendet wird.

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   Ordne jeden angezeigten Platzhalter einzeln zu.

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   Wähle zum Beispiel für die Anrede den Vornamen des Kunden und für weitere Plätze Datum oder Uhrzeit des Termins.

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   Für einen festen Inhalt wähle „Freier Text“ und trage den Wert in das erscheinende Textfeld ein.

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   Prüfe die vollständige Zuordnung und speichere.

Nach einer Vorlagenänderung erneut prüfen

Bearbeite manuelle CRM-Vorlagen direkt im CRM. Bei aus Make übernommenen Vorlagen pflege Änderungen im Make-Szenario und starte die Übertragung einmal manuell. Kontrolliere danach Status, Sprache und Variablenzuordnung der verwendeten Vorlagen im CRM. Besonders bei neuen oder verschobenen Platzhaltern muss die Zuordnung wieder zum Text passen.